Politique de confidentialité.

1. Portée

La présente politique s’applique aux renseignements personnels traités par Palvexa Technologies (« Palvexa », « nous ») dans le cadre de son site Web, de ses tableaux de bord, de ses communications commerciales, de son soutien et de ses services technologiques, notamment les solutions de réception automatisée, de téléphonie, de messagerie, de prise de rendez-vous, d’intégration et d’intelligence artificielle.

Lorsque Palvexa traite des renseignements personnels pour le compte d’une entreprise cliente, cette entreprise demeure généralement responsable des fins et des instructions de traitement. Dans ce contexte, certaines demandes doivent être adressées directement à l’entreprise avec laquelle vous avez une relation.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

Selon votre relation avec Palvexa et les fonctions utilisées, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Coordonnées et identité professionnelle : nom, titre, entreprise, adresse courriel, numéro de téléphone et langue de communication.
• Renseignements de compte : identifiants, paramètres, rôles, historique d’accès et éléments nécessaires à l’authentification.
• Renseignements commerciaux et opérationnels : établissements, heures d’ouverture, services, calendriers, disponibilités, règles d’acheminement, préférences et instructions de travail.
• Communications et appels : numéros de téléphone, date, heure, durée, métadonnées, enregistrements lorsque permis, transcriptions, résumés, messages, demandes, rendez-vous et résultats d’interaction.
• Renseignements sur les clients de nos clients : coordonnées, demandes de service, détails de rendez-vous et autres informations fournies dans le cadre d’une interaction avec un système Palvexa.
• Facturation : statut de paiement, montants, taxes et identifiants de transaction. Les données complètes de carte sont normalement traitées directement par notre fournisseur de paiement.
• Soutien et sécurité : demandes de soutien, journaux techniques, adresse IP, type d’appareil, navigateur, événements de sécurité et diagnostics.
• Renseignements fournis volontairement : contenu transmis par courriel, formulaire, appel, démonstration, rencontre ou autre canal.

3. Sources des renseignements

Nous pouvons recueillir des renseignements directement auprès de vous, de votre employeur ou entreprise, d’une entreprise cliente de Palvexa, d’un système intégré à la demande du client, de fournisseurs technologiques ou automatiquement lors de l’utilisation de nos sites et services.

4. Fins du traitement

Nous utilisons les renseignements personnels seulement pour des fins déterminées et raisonnables, notamment pour :

• fournir, configurer, sécuriser et améliorer nos services;
• répondre aux appels, messages et demandes et acheminer l’information à la bonne personne;
• prendre, modifier ou annuler des rendez-vous et exécuter les automatisations demandées;
• gérer les comptes, l’authentification, la facturation et le soutien;
• détecter les erreurs, les abus, les incidents de sécurité et les activités frauduleuses;
• évaluer la qualité et la fiabilité des systèmes, sous réserve des paramètres et ententes applicables;
• respecter nos obligations légales, réglementaires, contractuelles et comptables;
• communiquer au sujet de nos services, lorsque la loi le permet.

Nous ne réutilisons pas les renseignements personnels pour une nouvelle fin incompatible sans obtenir le consentement requis ou disposer d’une autre base permise par la loi.

5. Consentement et choix

Nous obtenons le consentement lorsque requis. Le consentement peut être donné par vous, par l’entreprise cliente responsable de l’interaction ou par une autre personne autorisée. Vous pouvez retirer un consentement lorsque la loi le permet, sous réserve des conséquences raisonnables et de nos obligations légales ou contractuelles.

Les entreprises clientes doivent s’assurer qu’elles disposent des avis, autorisations et consentements nécessaires pour les renseignements qu’elles nous demandent de traiter, y compris les exigences relatives à l’enregistrement d’appels, aux communications automatisées et à l’utilisation de systèmes d’intelligence artificielle.

6. Fournisseurs et communications

Nous pouvons communiquer des renseignements à des fournisseurs qui nous aident à exploiter les services, notamment pour l’hébergement, la sécurité, l’authentification, les bases de données, la téléphonie, la messagerie, l’intelligence artificielle, le paiement, le courriel, la surveillance et le soutien. Ces fournisseurs ne doivent traiter les renseignements que pour les services convenus et selon les protections applicables.

Nos fournisseurs peuvent inclure, selon les fonctions activées, Cloudflare, Supabase, Telnyx, Vapi, OpenAI, Anthropic, Stripe et Google. Cette liste peut évoluer sans modifier la nature des fins décrites dans la présente politique.

Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi l’exige, pour protéger les droits et la sécurité de Palvexa ou d’autrui, dans le cadre d’une transaction commerciale encadrée, ou avec votre consentement. Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

7. Traitement hors Québec

Certains fournisseurs et systèmes peuvent traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada. Dans ce cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire concerné. Avant une communication hors Québec, Palvexa évalue les facteurs pertinents et met en place des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques proportionnelles aux risques.

8. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux fins décrites, aux exigences de l’entreprise cliente et à nos obligations légales, de sécurité, de preuve et de facturation. Les durées varient selon la catégorie de renseignements, la sensibilité et le service utilisé. À l’échéance, les renseignements sont supprimés, détruits ou anonymisés de façon raisonnable, sous réserve des copies de sauvegarde et obligations applicables.

9. Mesures de sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques proportionnelles à la sensibilité des renseignements, notamment des contrôles d’accès, l’authentification, le chiffrement lorsque approprié, la journalisation, la séparation des environnements, des limites de privilèges et des procédures de gestion des incidents. Aucun système n’est entièrement exempt de risque; nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue.

10. Témoins, journaux et technologies similaires

Le site public actuel n’utilise pas de témoins publicitaires. Notre hébergeur et nos mécanismes de sécurité peuvent toutefois traiter des journaux techniques essentiels, comme l’adresse IP, la date, la ressource demandée et le navigateur, afin de livrer le site et prévenir les abus. Les tableaux de bord peuvent utiliser des témoins ou du stockage local strictement nécessaires à l’authentification et au fonctionnement.

Si nous ajoutons des outils d’analyse, de publicité ou d’autres technologies non essentielles, nous mettrons à jour la présente politique et demanderons les choix ou consentements requis.

11. Vos droits

Selon la loi applicable et sous réserve de certaines exceptions, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• des renseignements sur l’utilisation et la communication de vos renseignements;
• le retrait d’un consentement, lorsque possible;
• la suppression, la cessation de diffusion ou la désindexation dans les situations prévues par la loi;
• de formuler une question ou une plainte concernant nos pratiques.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de répondre. Si les renseignements sont traités pour le compte d’une entreprise cliente, nous pouvons transmettre la demande à cette entreprise ou vous demander de communiquer avec elle.

12. Personnes mineures

Nos services sont destinés aux entreprises et ne sont pas conçus pour les personnes de moins de 14 ans. Nous ne cherchons pas sciemment à recueillir directement leurs renseignements sans l’autorisation requise.

13. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter l’évolution de nos services, de nos fournisseurs ou des lois. La date de mise à jour sera indiquée en haut de la page. Lorsque la loi l’exige, nous donnerons un avis approprié des modifications importantes.

14. Responsable et coordonnées

Indiquez « Protection des renseignements personnels » dans l’objet de votre message et décrivez suffisamment votre demande pour nous permettre de la traiter.

1. Scope

This Privacy Policy applies to personal information processed by Palvexa Technologies (“Palvexa,” “we,” “us”) through our website, dashboards, business communications, support activities and technology services, including automated reception, telephony, messaging, appointment, integration and artificial-intelligence solutions.

When Palvexa processes personal information on behalf of a business customer, that customer generally determines the purposes and instructions for the processing. In that context, some requests should be directed to the business with which you have a relationship.

2. Information we may collect

Depending on your relationship with Palvexa and the features used, we may process:

• Professional identity and contact information: name, title, organization, email address, telephone number and communication language.
• Account information: credentials, settings, roles, access history and authentication-related information.
• Business and operational information: locations, operating hours, services, calendars, availability, routing rules, preferences and work instructions.
• Calls and communications: telephone numbers, date, time, duration, metadata, recordings where permitted, transcripts, summaries, messages, requests, appointments and interaction outcomes.
• Our customers’ end-customer information: contact details, service requests, appointment details and other information provided during an interaction with a Palvexa-powered system.
• Billing information: payment status, amounts, taxes and transaction identifiers. Full card details are normally processed directly by our payment provider.
• Support and security information: support requests, technical logs, IP address, device and browser information, security events and diagnostics.
• Information submitted voluntarily: content sent through email, forms, calls, demonstrations, meetings or other channels.

3. Sources

We may collect information directly from you, your employer or organization, a Palvexa customer, a system integrated at the customer’s request, technology providers, or automatically when our websites and services are used.

4. Purposes

We use personal information only for identified and reasonable purposes, including to:

• provide, configure, secure and improve our services;
• answer calls and messages, respond to requests and route information;
• book, modify or cancel appointments and perform requested automations;
• manage accounts, authentication, billing and support;
• detect errors, abuse, security incidents and fraud;
• evaluate system quality and reliability, subject to applicable settings and agreements;
• meet legal, regulatory, contractual and accounting obligations; and
• communicate about our services where permitted by law.

We do not reuse personal information for an incompatible new purpose without obtaining required consent or relying on another basis permitted by law.

5. Consent and choices

We obtain consent where required. Consent may be provided by you, by the business customer responsible for the interaction, or by another authorized person. You may withdraw consent where permitted by law, subject to reasonable consequences and our legal or contractual obligations.

Business customers are responsible for ensuring that they have the notices, authority and consents required for the information they ask us to process, including requirements related to call recording, automated communications and artificial-intelligence systems.

6. Providers and disclosures

We may disclose information to providers that help operate our services, including hosting, security, authentication, database, telephony, messaging, artificial intelligence, payment, email, monitoring and support providers. They may process information only for agreed services and subject to applicable protections.

Depending on enabled features, providers may include Cloudflare, Supabase, Telnyx, Vapi, OpenAI, Anthropic, Stripe and Google. This list may evolve without changing the nature of the purposes described in this policy.

We may also disclose information where required by law, to protect the rights or safety of Palvexa or others, as part of a properly managed business transaction, or with your consent. We do not sell personal information.

7. Processing outside Québec

Some providers and systems may process or store information outside Québec or Canada. Information may then be subject to the laws of the relevant jurisdiction. Before communicating information outside Québec, Palvexa evaluates relevant factors and applies contractual, organizational and technical measures proportionate to the risk.

8. Retention and disposal

We retain information only as long as needed for the purposes described, customer requirements and legal, security, evidentiary and billing obligations. Retention periods vary by information category, sensitivity and service. When no longer required, information is reasonably deleted, destroyed or anonymized, subject to backups and applicable obligations.

9. Security

We use administrative, technical and physical safeguards proportionate to the sensitivity of the information, including access controls, authentication, encryption where appropriate, logging, environment separation, least-privilege controls and incident-management procedures. No system is completely risk-free, so we cannot guarantee absolute security.

10. Cookies, logs and similar technologies

The current public website does not use advertising cookies. Our hosting and security systems may process essential technical logs such as IP address, date, requested resource and browser information to deliver the site and prevent abuse. Dashboards may use cookies or local storage strictly necessary for authentication and operation.

If we add analytics, advertising or other non-essential technologies, we will update this policy and implement any choices or consent mechanisms required by law.

11. Your rights

Depending on applicable law and subject to exceptions, you may request access, correction, information about use and disclosure, withdrawal of consent where possible, deletion or de-indexation where legally available, or submit a question or complaint about our practices.

We may need to verify your identity. When information is processed for a business customer, we may forward the request to that customer or ask you to contact it directly.

12. Minors

Our services are intended for businesses and are not designed for children under 14. We do not knowingly seek to collect their information directly without required authorization.

13. Changes

We may update this policy to reflect changes to our services, providers or laws. The updated date will appear at the top. Where required, we will provide appropriate notice of material changes.

14. Privacy Officer and contact

Please use “Privacy request” in the subject line and provide enough detail for us to process your request.